試算表清理看似機械，實際上最怕靜默改錯。日期「03/04」可能代表不同月份，空白可能是零、未知或不適用。使用 AI 時應保留原檔，只產出建議與變更紀錄，再由人決定是否套用。
先建立欄位字典
| 欄位 | 規則 | 例外處理 |
|---|---|---|
| 日期 | YYYY-MM-DD | 歧義標待確認 |
| 金額 | 數字加幣別欄 | 不自行換匯 |
| 狀態 | 限核準選項 | 新值另列 |
| 缺值 | 區分未知與不適用 | 不得自動補零 |
以副本產出三張表
第一張是清理後候選結果，第二張是逐列變更紀錄，第三張是不確定與異常項目。變更紀錄包含列號、欄位、原值、新值和規則。若工具無法穩定保留列號，先縮小資料範圍或改用明確識別碼。
把規則寫成可測試指令
避免「整理乾淨」這類要求。改成：「只標準化已明確為西元日期的欄位；歧義日期不修改；完全相同識別碼才標記可能重複；不得刪除任何列。」先用人工假資料測試正常、缺值、重複與例外案例。
兩種核對一起做
- 規則抽樣：每種變更類型抽查數筆。
- 總量核對：比較清理前後列數、金額總計、唯一識別碼數。
總計相同不代表逐列都正確，抽樣正確也不代表沒有大量遺漏，因此兩者不能互相取代。涉及財務或人事資料時，還需依組織規定完整覆核。
安全套用與回復
批準後以可撤銷方式套用，保存原始檔、規則版本、工具輸出和核對人。若異常率超過預先門檻，停止批次處理，回頭檢查欄位定義。這個流程能納入四段辦公自動化架構，但不應跳過人工批準。
- 原始資料唯讀保存。
- 不確定值沒有被猜測。
- 所有修改可逐列追蹤。
- 列數、總計和抽樣均已核對。
先做資料概況，不急著改值
第一輪只統計列數、欄數、缺值、唯一值、資料型別和可能重複，不修改任何儲存格。把概況與擁有者核對，確認空白代表未知還是不適用，零是否為有效值。未釐清定義前，任何自動補值都可能製造假資料。
用測試資料驗證每條規則
為日期、金額、狀態和識別碼各準備正常、邊界與錯誤案例。例如日期包含西元、文字月份和無法判斷的短格式；金額包含不同幣別和括號負數。規則只處理明確符合條件的值，其餘進入異常表。
| 測試 | 輸入 | 預期 |
|---|---|---|
| 明確日期 | 已標示年月日 | 轉為統一格式 |
| 歧義日期 | 只有兩組數字 | 待確認 |
| 不同幣別 | 含貨幣代碼 | 保留不換算 |
| 疑似重複 | 名稱相近但識別碼不同 | 只標記不刪除 |
重複資料需要業務定義
完全相同列不一定可立即刪除，可能代表兩次交易；姓名相同也不一定是同一人。與資料擁有者定義主鍵、允許重複和合併優先級。AI 可以提出候選配對，但最終合併應有理由和原值紀錄。
驗收後再建立自動化
先在副本跑小批次，確認變更日誌和異常表完整。通過後逐步增加資料量，每批比較列數、欄位總計與唯一識別碼。若格式來源改變或異常率上升，停止處理並回到欄位字典，不沿用舊規則硬套。
- 資料擁有者已核準欄位定義。
- 每條規則都有正反測試。
- 原始檔與轉換紀錄可回復。
- 敏感欄位未進入未核準工具。