會議逐字稿常有口誤、插話和未完成句子。若立即要求 AI「整理重點」，它可能把提議當決策，或替沒有指定的人補上責任。解法是先清理，再抽取，最後由參與者確認。
上傳前先處理資料與格式
確認錄音與逐字稿的收集符合組織規則，移除無關個資。統一說話者名稱和時間標記，不確定者標為「未知」。長會議依議題分段，但保留時間碼，讓結果能回到原句。
固定五欄輸出
| 欄位 | 規則 |
|---|---|
| 議題 | 使用會議中的名稱 |
| 決策 | 只有明確同意才填 |
| 行動 | 以動詞開頭 |
| 負責人與期限 | 未說明填待確認 |
| 證據 | 附時間碼或段落 |
提示範本與防猜測規則
可要求：「只依下方逐字稿抽取，不補充常識；區分提議、決策與待確認；沒有姓名或日期時填『待確認』；以繁體中文表格輸出並保留時間碼。」生成後另列相互矛盾的敘述。
由人完成確認與發送
- 主持人核對決策是否正確。
- 負責人確認任務與期限。
- 敏感討論從分享版移除。
- 確認後才同步到任務系統。
不要讓未核對摘要自動建立外部承諾。若發現錯誤，修正來源或抽取規則，而不是只改結果。
每月檢查成效
記錄整理總時間、待確認欄位比例、誤判決策次數和逾期原因。若省下打字時間卻增加大量核對，考慮改善逐字稿品質或縮小任務。這個流程可串入辦公自動化四段框架，但人工批準點不應移除。
- 原文位置可追溯。
- 未指定資訊沒有被猜測。
- 分享範圍經過確認。
- 任務系統寫入前有人批準。
區分發言、提議、決策與任務
同一句「下週可以上線」可能是預測、提議或正式決定。抽取規則要尋找明確的同意語句、決策者和後續動作，不能只靠動詞。無法確認時放入「待核對」，並附前後一至兩句或時間碼，讓主持人看到脈絡。
| 類型 | 判斷線索 | 輸出位置 |
|---|---|---|
| 一般發言 | 資訊或意見 | 摘要 |
| 提議 | 可以、建議、是否 | 待討論 |
| 決策 | 同意、確認、採用 | 決策表 |
| 任務 | 動作、負責人、期限 | 行動表 |
多人同名與代稱的處理
先建立出席者名單與可公開角色，遇到「他們」「產品那邊」等代稱不要自行對應。若逐字稿辨識錯誤，人工修正重要姓名，但保留原始版本。分享給外部人員時移除不必要的內部姓名與敏感討論。
把確認回覆變成閉環
摘要寄出後設定明確回覆期限，請負責人只確認自己的任務、期限和依賴。修改必須留下誰在何時更正，而不是立即覆蓋。最終版加上會議日期和版本，舊版標為已取代，避免不同人依據不同附件工作。
衡量內容品質而非摘要長度
每月抽查「誤把提議當決策」「漏掉負責人」「日期錯誤」「無法回到原文」四類問題。摘要更短或生成更快都不是唯一成果。若待確認比例很高，先改善主持人的收尾方式，例如每個議題結束時口頭重述決策和負責人。
- 所有行動項目都有來源位置。
- 未知負責人與期限沒有被補寫。
- 參與者能修正且修改有紀錄。
- 外部分享版完成資料最小化。