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配图说明：AI 生成的主题示意图，并非实拍或产品实测证据。
掃描文件辨識成表格後，欄位整齊不代表內容正確。本文提供與工具品牌無關的對帳流程：保留原件位置，檢查行數和關鍵欄位，再用獨立計算驗證金額。範例是教學資料，不是客戶帳務。
先保存原件與逐頁對照欄
在工作副本加入來源檔名、頁碼和原表行號，不直接覆寫原件。確認你有權處理文件，敏感資料先按組織規則處理；不要為了測試方便上傳完整證件、薪資或客戶資料。沒有文字層的掃描件與可選取文字的PDF可能需要不同流程。
先找結構錯，再算總額
逐頁檢查重複表頭、跨頁續行、合併儲存格、頁尾和空白列。把單位、幣別與負數符號獨立核對。總金額剛好一致也可能同時存在漏行與重複行，不能只看最下面的合計。
四行教學資料的驗收答案
| 原行號 | 數量 | 單價 | 正確小計 |
|---|---|---|---|
| P1-01 | 2 | 12.50 | 25.00 |
| P1-02 | 1 | 80.00 | 80.00 |
| P2-01 | 3 | 7.20 | 21.60 |
| P2-02 | 退貨1 | 10.00 | -10.00 |
此例約定退貨記為負數，合計116.60。若辨識漏了退貨符號會變成136.60；漏掉P2-01則是95.00。先明確原文件的表示方式，再轉換，不能把所有括號或短橫線都當負號。
標記疑點，不讓AI猜值
把不清楚的0/O、1/I、日期和金額留在待核對清單，回原件檢查；仍無法辨認就向文件提供者確認。帳號、編碼和長號碼應按文字保留。Excel錯誤檢查能協助找公式問題，但無法證明OCR讀到的每個字都對。
交付前留下驗收紀錄
交付欄位包含原始位置、辨識值、更正值、更正依據和核對狀態。金額等高影響欄位應逐项覆核；其他抽樣的範圍與未覆核部分也應說明。只有已核對的資料才进入下一步，不把格式完成标成內容已確認。
参考资料与使用范围
本文由 AI 辅助整理；示例、计算和清单用于解释方法，不代表实地调查、产品实测或专业资质背书。具体服务条款、产品说明与当地要求须另行核实。